结论先说：投标保证金最迟应当在书面合同签订后5日内退还并计付银行同期存款利息，履约保证金在合同义务履行完毕后也应当及时退还；拖延不退的，供应商可以主张返还本金、利息与资金占用损失
《中华人民共和国招标投标法实施条例》（国务院令第613号）第七十四条规定，招标人最迟应当在书面合同签订后5日内向中标人和未中标的投标人退还投标保证金及银行同期存款利息；投标人在投标截止时间前书面通知撤回投标文件的，招标人应当自收到书面撤回通知之日起5日内退还。保证金占用的是供应商的运营资金，退还请求权属于企业间债权。（参见对账单与结算单的证据效力：签字、盖章与电子确认在诉讼中的认定）
保证金的种类与上限
| 保证金类型 | 收取依据 | 上限 |
|---|---|---|
| 投标保证金 | 招标文件约定，条例第二十六条 | 不超过招标项目估算价的2% |
| 履约保证金 | 招标文件要求，条例第五十八条 | 不超过中标合同金额的10% |
| 工程质量保证金 | 建设工程质量保证金管理办法 | 预留比例不得高于工程价款结算总额的3% |
- 政府采购项目：允许以支票、汇票、本票、保函等非现金形式提交保证金，退还时限按财政部门规定与采购文件约定执行。
- 不得强制现金：依法必须招标项目的招标人不得强制要求缴纳现金保证金，鼓励接受保函、保单等非现金担保方式。
- 超过上限收取的，供应商可以要求返还超过部分，并向行政监督部门投诉。
不退怎么办：三级路径
- 先书面主张：向招标人或者采购人发函，列明保证金金额、缴纳凭证、应退还期限，要求限期退还并计息，函件保留送达凭证。
- 行政投诉：招标投标环节的，自知道或者应当知道之日起10日内向有关行政监督部门投诉，应有明确请求和必要证明材料，见条例第六十条；政府采购环节向财政部门投诉。
- 民事诉讼：保证金退还请求权是普通债权，被告明确、金额确定的，直接起诉要求返还本金及同期存款利息；证据充分时可先申请支付令，程序衔接见支付令怎么用：应收账款回收的适用条件、异议后果与诉讼衔接。
- 保全兜底：发现招标人资金异常的，起诉前申请财产保全，参见诉前财产保全在应收账款依法主张中的运用：适用条件、担保与期限衔接。
- 利息与损失：退还迟延的，除合同约定的利息外，可以主张资金占用损失，计算口径见逾期付款利息与资金占用损失：LPR、违约金与利率条款的依法主张。
保证金被扣的常见抗辩与应对
- 中标人不履行合同的：招标投标法第六十条规定，履约保证金不予退还，损失超过保证金数额的还应当赔偿超过部分；但招标人要先证明不履行的事实与损失。
- 合同还没履行完的：履约保证金按合同约定、待履行完毕后退还；节点约定不明的，以主合同义务履行完毕、无未决争议为限。
- 单方抵销的：未经供应商同意，招标人不能以保证金抵销其主张的违约金；抵销的构成与应对见国企供应商欠款被主张抵销：法定抵销与约定抵销的应对。
- 保函与现金重复收取的：已接受保函等非现金担保的，不能另行再收现金保证金重复担保。
债权人操作清单
- 建台账：每笔保证金的缴纳时间、金额、凭证编号、退还条件与期限一一对应。
- 优先用保函：能提交金融机构保函的，不占用自有资金，也符合政策导向。
- 期满前30日发函提醒，期满未退的立即书面主张并计息。
- 投诉与诉讼并行：行政投诉推动退还，民事诉讼锁定本金与利息。
- 定期核查招标人、采购人信用记录，把保证金退还情况纳入合作风险评估。
常见问题
问题一：没中标，投标保证金什么时候退？ 最迟在书面合同签订后5日内退还，并计付银行同期存款利息；投标截止时间前书面撤回投标的，招标人自收到撤回通知之日起5日内退还。到期未退的，凭缴纳凭证与招标文件起诉即可。
问题二：履约保证金被以验收没通过为由扣着，怎么应对？ 先看合同对验收与退还节点的约定，再看未通过的责任归属。属于施工质量问题的按约定处理；属于拖延验收、恶意设置障碍的，主张验收合格时点与付款起算规则，并主张资金占用损失。
问题三：保证金可以用保函替代吗？ 可以，且政策鼓励。依法必须招标项目的招标人不得强制要求缴纳现金保证金，供应商可以提交金融机构保函、工程保证保险等非现金担保；《保障中小企业款项支付条例》第十三条也明确不得将保证金限定为现金。
问题四：超过10%收取履约保证金，能要求退吗？ 能。条例第五十八条规定履约保证金不得超过中标合同金额的10%，超过部分属于违规收取，供应商可要求返还并向行政监督部门投诉，提交招标文件、缴纳凭证与中标合同即可。
参考：《中华人民共和国招标投标法实施条例》第二十六条、第五十八条、第六十条、第七十四条见 www.gov.cn。